Die Abmahnung im Arbeitsrecht – vorbereitende Kündigung?

1. Berechtigung zur Abmahnung – wer darf sie aussprechen?
2. Dauer von Abmahnungen – Was die Personalakte über Sie verrät
3. Ermahnung – Unterschied zur Abmahnung
4. Maßnahmen gegen Abmahnungen
5. Vorliegen einer Abmahnung – Gehen Sie auf Nummer sicher!
6. Zeitpunkt der Abmahnung – und wie lange sie gilt

Berechtigung zur Abmahnung – wer darf sie aussprechen?

Häufig stellt sich die Frage, wer in einem Betrieb berechtigt ist, Abmahnungen auszusprechen.

• Hierbei gilt grundsätzlich, dass derjenige, der die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses veranlassen darf, auch Abmahnung aussprechen darf.
• Dieses heißt jedoch nicht automatisch, dass derjenige, der nicht kündigen darf, keine Berechtigung hat, eine Abmahnung auszusprechen.
• Auch ein Vorgesetzter, der aufgrund seiner Aufgabenstellung dazu befugt ist, verbindliche Anweisungen bezüglich Ort, Zeit sowie Art und Weise der vertraglich geschuldeten Arbeitsleistung zu erteilen, ist i. d. R. auch befugt, eine Abmahnung auszusprechen, selbst wenn er nicht kündigen darf.

Sofern die Abmahnung die Unterschrift des Geschäftsführers trägt, können Sie von einer Berechtigung ausgehen.

Dauer von Abmahnungen – Was die Personalakte über Sie verrät

Häufig stellt sich die Frage, wie lange eine Abmahnung, die zur Personalakte genommen werden muss, dort verbleibt und Wirkung entfaltet.

• Es ist rechtlich anerkannt, dass nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums eine Abmahnung keine Wirkung mehr entfaltet, sofern kein einschlägiger Folgeverstoß vorliegt. Hintergrund ist, dass der Abmahnzweck offensichtlich dann erreicht ist, wenn der Arbeitnehmer über einen bestimmten Zeitraum keinen Pflichtverstoß mehr begangen hat, der im Zusammenhang mit der Abmahnung steht.
• Konsequenz hieraus ist, dass der Arbeitgeber im Falle eines erneuten Pflichtverstoßes nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums erneut abmahnen muss, bevor er zum Mittel der Kündigung greifen kann.
• Welcher Zeitraum zur Wirkungslosigkeit einer Abmahnung führt, ist nicht gesetzlich festgelegt. Es wird vertreten, dass nach Ablauf von zwei Jahren eine Abmahnung grundsätzlich ihre Wirkung verliert. Das Bundesarbeitsgericht geht jedoch von einer Einzelfallbetrachtung aus und benennt keine festen Fristen.

Man wird davon ausgehen dürfen, dass die Frist sich in einem Zeitraum von bis zu zwei bis drei Jahren bewegen dürfte, regelmäßig in Abhängigkeit davon, wie schwer der Vertragsverstoß ist. Bei leichteren Pflichtverstößen ist es durchaus denkbar, dass eine Abmahnung bereits nach einer kürzeren Frist wirkungslos werden kann.

Ermahnung – Unterschied zur Abmahnung

Häufig mahnen Arbeitgeber auch bei Arbeitsvertragsverstößen nicht ab, sondern belassen es bei einem Personalgespräch oder bei einer Ermahnung.

• Bei einer Ermahnung fehlen wichtige Kennzeichen einer Abmahnung, insb. die Androhung einer Konsequenz bei weiterem Fehlverhalten.
• Hieraus lässt sich schließen, dass der Arbeitgeber den Bestand des Arbeitsverhältnisses nicht als gefährdet ansieht, im Wiederholungsfall aber mit einer Abmahnung gerechnet werden kann.
• Für eine Ermahnung kann es ausreichen, dass mündlich auf ein bestimmtes Fehlverhalten hingewiesen wird.

Da weder die Abmahnung, noch die Ermahnung in schriftlicher Form erfolgen und nicht als solche bezeichnet werden muss, besteht die Gefahr, dass der Arbeitnehmer glaubt, er sei lediglich ermahnt worden, obwohl tatsächlich eine Abmahnung vorliegt.

Maßnahmen gegen Abmahnungen

Ob und in welcher Form man sich gegen Abmahnungen zur Wehr setzt, ist stets im Einzelfall zu entscheiden.

• Grundsätzlich nimmt der Arbeitgeber die Abmahnung zur Personalakte. Ist die Abmahnung unberechtigt, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber die Abmahnung aus der Personalakte entfernt, was sie gegenstandslos macht.
• Es bietet sich zunächst an, ein klärendes Gespräch mit dem Arbeitgeber zu führen, um die Probleme aus dem Weg zu räumen. Dieses kann auch mit Hilfe eines anwaltlichen Schreibens erfolgen.
• Es besteht die Möglichkeit, lediglich eine Gegendarstellung zur Personalakte gelangen zu lassen oder den Arbeitgeber aufzufordern, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen.
• Auch besteht die Möglichkeit, die Abmahnung mit Hilfe eines Arbeitsgerichtsprozesses aus der Personalakte entfernen zu lassen.

Eine eindeutig unwirksame Abmahnung kann theoretisch auch in der Personalakte verbleiben, weil sie als Basis für eine spätere Kündigung nicht in Betracht kommt. Wir raten von diesem Weg jedoch ab, weil die Beurteilung der Wirksamkeit einer Abmahnung subjektiv ist und der Arbeitnehmer sich nie sicher sein kann, ob sich in seiner Personalakte vielleicht doch eine wirksame Abmahnung befindet.

Vorliegen einer Abmahnung – Gehen Sie auf Nummer sicher!

Eine Abmahnung muss vom Arbeitgeber nicht konkret als Abmahnung bezeichnet werden. Bezeichnet er einen Vorwurf als Abmahnung, heißt dieses noch nicht, dass tatsächlich eine Abmahnung vorliegt.

• Zunächst ist Voraussetzung, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer erkennbar auf einen Vertragsverstoß oder eine Pflichtwidrigkeit hinweist und diese beanstandet.
• Es kommt hierbei nicht darauf an, ob das Wort Abmahnung verwendet wird, oder nicht.
• Eine Abmahnung ist nur dann wirksam, wenn der Arbeitgeber mit dem Ausspruch der Abmahnung für den Fall der Zuwiderhandlung hinreichend konkret Konsequenzen, d.h. in der Regel eine Kündigung, androht.
• Zudem ist es in bestimmten Fällen auch erforderlich, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer mitteilt, wie er sich richtig hätte verhalten müssen.

Weil der Arbeitgeber nicht zwingend den Begriff Abmahnung verwenden muss, um eine wirksame Abmahnung auszusprechen, sind Abmahnungen von reinen Ermahnungen häufig nicht ohne weiteres zu unterscheiden.

Zeitpunkt der Abmahnung – und wie lange sie gilt

Der Zeitpunkt der Abmahnung ist wichtig für deren Wirksamkeit.

• Sofern der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen möchte, muss er dieses zeitnah, i. d. R. spätestens nach Ablauf von zwei Wochen nach dem Bekanntwerden des Fehlverhaltens, tun.
• Mahnt der Arbeitgeber ein bestimmtes Fehlverhalten erst nach einem verhältnismäßig langen Zeitraum ab, kann das Abmahnrecht verwirkt sein.
• Der Arbeitnehmer darf in diesem Fall davon ausgehen, dass der vorgeworfene Pflichtverstoß nicht so schwer ist, dass er eine Abmahnung noch zu diesem Zeitpunkt rechtfertigt.
• Die sog. Zwei-Wochen-Frist ist hierbei nicht verbindlich. Sie kann je nach Art und Schwere des Vertragsverstoßes und den Umständen kürzer oder länger sein.

Zögert der Arbeitgeber zu lange mit dem Ausspruch der Abmahnung, kann die Abmahnung schon deswegen unwirksam sein.